איך מתכוננים למפגש וירטואלי?

התוכן הוא המלך. אבל בכל זאת....

לפני שבועיים צפיתי בשחקן מוכר עולה לזום. מאד התרגשתי לקראת האירוע. אני אוהבת תיאטרון. וגם את השחקן הספציפי הזה. יש לו קריירה מעניינת וסיפור מרגש. היה מרתק. בסופו של דבר, "התוכן הוא המלך". יחד עם זאת, אותו שחקן עלה עם רקע מבולגן מאחוריו, השמע לא היה מדהים, המצלמה בינונית. הוא לא היה כל כך מיומן בשיתוף מסך, ונחשפנו לכל מני מסכים שלא היו קשורים למפגש. הלבוש, קאזואל מדי. חשבתי על אותו שחקן שהוא במקרה גם במאי, שאילו היה מדובר בחזרה להצגה וחתיכת ניר מיותרת היתה על הבמה, או שולחן שלא בזווית הנכונה, הוא ודאי לא היה עובר על כך לסדר היום. אם מישהו היה עולה לבמה באיחור לקטע שלו ודאי היה משתולל. אם משהו לא היה מסונכרן, היה עורך חזרות עד זוב דם. סביר להניח שאם משהו שהיה רוצה להשמיע היה יוצא לא באיכות המקסימלית,  היה יושב עד עלות השחר עם איש הסאונד ומטפל בכך. אילו היה מקפיד על הרבה פחות במסגרת הווירטואלית, היתה יכולה להיות חוויה עוצמתית עוד יותר, לצד התכנים המרתקים. במאמרים הבאים נסקור את המרכיבים המעשיים שיסייעו לך לייצר חיבור, לרתום אחרים ובעיקר לתת ערך משמעותי ולייצר קרבה גם בתקשורת רחוקה. נתחיל בהתארגנות לקראת המפגש עצמו. 

מיז אן פלאס   

מיז אן פלאס  (mise en place) הוא מונח צרפתי, מן העולם הקולינרי, אשר משמעותו "כל דבר מונח במקומו". כאשר אנו מתארגנים לפני הבישול,  שוקלים, מקלפים, וחותכים לפי דרישות המתכון, ומסדרים לפי סדר הכנסת המרכיבים לתבשיל, אנו מצליחים ברגע האמת לתזמן ולדייק את מרקחתנו, להתרכז בעשיה עצמה, ולמנוע מצבים של חוסרים תוך כדי הבישול עצמו. נכון הדבר גם לגבי אירועים ווירטואליים. להלן מספר שאלות שכדאי לנו לשאול את עצמנו לגבי הכנות הדרושות טרום מפגש: 

• מהי המטרה של המפגש? האם העברת ידע? סיעור מוחות? דיון עמיתים? שיתוף הדדי? קבלת החלטות? תאום ציפיות לגבי דרך פעולה? מפגש חברתי? מה יתן ערך למי שמשתתף?
• בהתאם למטרה, מהי הפלטפורמה הכי מתאימה לרוח המפגש? האם מפגש וידאו? טלפון? מפגש שמתאים לקיים בהליכה?
• האם ישנה הכרות טובה עם הפלטפורמה?  - יש להכיר אותה יותר מאשר ברמה הבסיסית. הכרות עם features מתקדמים מאפשרים להרחיב את טווח האפשריות ומעבירים לצד השני תחושה של מקצוענות.
• אם משתמשים בכלים דיגיטליים, (כגון mentimeter,padlet, flippity, שצוינו במאמר קודם), כדאי מאד להתאמן על הכלים עצמם. מומלץ להיות מוכנים עם קישור טרום המפגש על מנת שהמעברים יהיו חלקים ככל שניתן. במקרה של דיון בחדרים מומלץ לייצר שאלת עבודה או משימה מראש.
• איך נראית סביבת העבודה שלך?. מה את/ה רואה סביבך? מה אחרים רואים? האם התאורה מספיק טובה? המרחק מן המסך? הרקע? (רצוי שיהיה לפטופ גיבוי ולהצטרף כמשתתף/ת. כך ניתן לראות בזמן אמת איך המציאות נראית בעיני הקהל, כמו גם אם המסך שמופיע הוא זה שנרצה שיראה)
• מה יגרום לך להרגיש נוח? חשוב להקפיד על אזור מסודר, נקי מהפרעות, שתיה, נשנוש שנותן אנרגיה, וכל מה שיכול לייצר סביבה נוחה. מאד נעים להתלבש בהתאם לאירוע, להתבשם כי זה מעניק תחושה רעננה ושל "יציאה" למרות שאנחנו במעמקי הזום.
• מה חשוב ולא חשוב שיקרה מבחינת המשתתפים? על מה תהיה מוכן להתפשר? – לעדכן מראש מה מצופה... מצלמות? יין? רקע וירטואלי?
• מה יחוו האנשים לפני? – למשל, שאלון ציפיות ואתגרים, טיזר בדמות סרטון, בקבוק יין, מכתב הכנה המייצר ודאות (מחווה נהדרת, בעולם שאין בו ודאות כלל).
• מתי להתחבר? כדאי להיכנס מראש, לוודא שהכל עובד, לחבר מחשב גיבוי (כך ניתן לראות כיצד נראית הפגישה בעיני המשתתפים)
• מה לובשים? תלוי בפגישה כמובן אך יש לתת לכך את הדעת. ולא רק בגלל הצד השני, אלא גם בגללנו. גם בושם נותן הרגשה רעננה. גם אם רק אנחנו נהנים ממנו. והנה פתרון נחמד של חברה יפנית: https://www.boredpanda.com/wfh-jammies-whatever-inc-creative-agency/?utm_source=keep.google&utm_medium=referral&utm_campaign=organic

התכוננו, התלבשנו, התבשמנו. הקשה מאחורינו, העיקר לפנינו. על המפגש עצמו במאמר הבא.