הגענו לרגע האמת - איך מייצרים קרבה ווירטואלית במהלך המפגש עצמו?

(מאמר זה מתייחס למפגש עם מספר משתתפים, כגון, ישיבת צוות, אך ניתן להסיק ממנו רבות גם לגבי מפגשים דומים אחרים, כולל מפגשים של 1:1)

הגענו לmoney time , המפגש עצמו! הכל מוכן! אנחנו מבושמים, לבושים כראוי, בגובה מתאים מול המצלמה, הרקע שלנו מסודר, הכנו לעצמנו שתיה, הכנסנו קישורים רלוונטיים לצ'אט, שמנו מוזיקה, חיברנו לפטופ כדי שנראה איך הדברים נראים מצד המשתתפים. אנחנו מתרגשים. הקשה מאחורנו. אם נקפיד על כמה כללים חשובים נוכל לא רק לשרוד את המפגש אלא להפתיע את המשתתפים ואת עצמנו בחוויה.

איך נעשה זאת? נחתור לתת מענה לצרכים הפסיכולוגיים של האחרים, גם אם הללו סמויים מן העין.  אם נסכם את כל התיאוריות הנוגעות בצרכים הפסיכולוגיים של בני האדם נגלה שמרבית הצרכים מסתכמים באותיות ABC : צורך להשיג (Achieve), צורך להשתייך (Belong), וצורך לתרום (Contribute).

ACHIEVE  - לכולנו חשוב בסופו של דבר להתקדם, להשיג (מאמרים מצביעים על כך שהימים הטובים ביותר שלנו בעבודה הם אלה שבהם הייתה התקדמות*)

BELONG – הצורך להשתייך קיומי ובסיסי, קובע במידה רבה את זהותנו, ומאפשר לנו, במיוחד בעולם תנודתי ומורכב להצליח במטרות שלנו. פניה אישית, מעצימה למשתתף/ת בשם הפרטי מייצרת חיבור ותחושת שייגות. 

CONTRIBUTE – הנתינה לאחר, התרומה לארגון, מאפשרת לנו, יותר מכל דבר אחר, להרגיש משמעותיים. הטבעת חותם, גדולה כקטנה, אחראית במידה רבה לקבלת הכרה מן הסביבה, שתנבא במידה רבה את המוכנות שלנו להישאר ולהשקיע במערכת יחסים כלשהי. כדאי לחשוב מבעוד מועד על התרומה הפוטנציאלית של המשתתף/ת לקבוצה ולתת לה מקום על ידי שאלות, ושאלות המשך. שאלות צנועות הן שאלות שאנו לא יודעים עליהם את התשובה, כך על פי אדגר שיין. וכאשר הן נשאלות בסקרנות, הצד השני הופך להיות משמעותי ובמרכז הבמה. בכל פעם שדברי משתתפ/ת מקדמים את הדיון או תורמים לתהליך ראוי לציין זאת. בכל פעם שאני מרגישה זאת, אני מעניקה גביע, ומבקשת מן הדמות שקיבלה אותו להעביר זאת הלאה כאשר ירגיש את אותה התחושה כלפי דמות אחרת. 

בפלטפורמה הווירטואלית, מתן מענה לצרכים הללו, החשובים תמיד, מאתגרת עוד יותר. 

להלן דרכים מעשיות באמצעותן ניתן מענה לצרכים הפסיכולוגיים השונים.

קבלת המשתתפים: עם כניסת המשתתפים ובמיוחד אם אנחנו מכירים אותם כדאי בעדינות לברך אותם לשלום. אנחנו הרי שמחים לראות אותם, ונעים לצד השני ששמחים לראותו. בשלב זה כדאי לייצר small talk, לשים תמונה מצחיקה או מעוררת מחשבה בכניסה למפגש. למשל, באחת הפעמים שמתי תמונה של אשה שמנסה לעבוד מול מחשב, עם שלושה ילדים קשורים על הרצפה. אחת המשתתפות שאלה אם אני מתכוונת ללמד אותם איך לעשות את זה. כל הנוכחים כמובן צחקו. ועוד לא התחלנו...

ההתחלה: חשוב לתכן את הדברים הראשונים שנאמר. יחד עם זאת, ישיבת צוות היא לא הצגה. חשוב להיות אותנטיים ורגישים למצב המשתתפים. פרואקטיביות, תקווה, ומיקוד בעתיד הם קריטיים להצלחה, בעיקר בזמני משבר. יחד עם זאת הפגנת אופטימיות שאינה קשורה למציאות יכולה להעיד על זחיחות, חוסר רגישות, ניתוק וניכור.

לשבור את הקרח: כדאי להתחיל את המפגש עם שובר קרח, שאלה מעניינת אך לא מאיימת, גלגל של שאלות, תמונת השבוע. אחד התרגילים האהובים עלי הוא לבקש מן המשתתפים לבחור מספר מ1 עד 20 ולכתוב אותו בצ'ט. לאחר הבחירה, כל אחד/ת בוחר/ת משפט לפי כמות המילים שנבחרה. כך כולם מעורבים במפגש, והזמן הנדרש לכך הוא סביר. 

ודאות: חשוב מאד לתאר, לגבי המפגש עצמו, מה יהיה, איך יהיה, מתי יסתיים. בתוך אי ודאות שבה אנו חיים, כל פיסת ודאות מתקבלת בהערכה. כמשתתפת, גם אני מרגישה שמאד מכבדים אותי כאשר הדברים הללו מתקיימים, והדבר גורם לי להיות מגוייסת יותר בזמן המפגש.

 ניצול הפלטפורמה הווירטואלית: טווח הקשב כאשר אנו מול מסך, גם אם התוכן מרתק, אינו גבוה. כדאי לעשות שימוש בכלים שיערבו את המשתתפים ויחדדו מסרים כגון לוחות אלקטרוניים, משחקים, סקרים וסרטונים. חלוקה לחדרים קטנים, על אף שהתגובה הראשונה אליה היא לרב מבוכה, היא החלק המוצלח ביותר. העבודה בקבוצות קטנות מאפשרת הכרות מעמיקה, דיון בסוגיות רלוונטיות ובעיקר מנוחה ממנהל/ת הדיון. כאשר הפעילות מתוכננת היטב, וישנה מטרה ברורה, יחד עם מרחב תמרון, מתרחשים דיונים מאד מעניינים, והכרות חשובה בין המשתתפים. מניסיוני בשנה האחרונה, זהו החלק ממנו הכי חוששים מנהלים ומנהלות, וזה החלק שמייצר את החוויה המשמעותית ביותר, והתורמת ביותר במפגשים.

זמן הישיבה: גם טרום עידן הקורונה, ישיבות נמשכו ככל שיהיה להן זמן. כיון שהישיבה בערוץ הווירטואלי מאד מעייפת, ומטרתנו היא לייצר קרבה, מומלצת הפסקת התרעננות של כמה דקות, או לחליפין זמן ארוך יותר לעבודה בחדרים.

הפתעות: קרבה וחיבור מתרחשים בין השאר כאשר אנו עוברים חוויות משותפות. העבודה בחדרים, ענן מילים שנוצר במשותף, שיח לאחר צפייה בסרטון, הצגה של מישהו מן המשתתפים מגוונים ומרעננים. הדרך בה אני משתמשת לעיתים על מנת להפתיע היא לשלוף גביע ולבקש ממשתף/ת להעניק לדמות אחרת במפגש תוך ציון ה"למה". הרווחים הם עצומים. הגביע מאיר את המקבל, ואת המעשה אשר בזכותו קיבל אותו, ואת הנותן ואת האופן שבו הוא העניק אותו. מקבל הגביע צריך כעת להיות עירני במיוחד, כי עליו למסור גביע לדמות אחרת ברגע שיש לו סיבה. איך יודעים? מרגישים.

כבוד לזמנים: במפגש וירטואלי מתעצם הפער בין תפיסת הזמן של מנהל הדיון (שאף פעם הזמן לא מספיק לו אל מול התכנון) לבין תפיסת הזמן של המשתתפים (מתי זה יגמר?) ולכן חשוב, יותר מתמיד לשמור על SOT. START ON TIME-STOP ON TIME  

הנה סיימנו.

 * והנה דוגמא להפתעה נחמדה ולדרך לסיים מפגש. https://www.geektime.co.il/how-to-end-teams-meetings/

* Amabile, Teresa M., and Steve J. Kramer. The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work. Harvard Business Review Press, 2011. View Details